Na początku weryfikacji warto sprawdzić, czy dany program ma dobrą reputację i czy jest popularny wśród użytkowników. Można to zrobić, szukając opinii w internecie lub zapytać firmy o ich doświadczenia. Niektórzy producenci systemów udostępniają przykłady wdrożeń, w których możemy znaleźć wspólne problemy i sposób ich rozwiązywania. Najlepszą praktyką jest jednak kontakt z firmą, która już korzysta z danego rozwiązania i zadanie pytań jak wygląda współpraca.
Biorąc pod uwagę skalę rozbudowania programów do planowania tras zweryfikuj czy program ma funkcje, które są dla Ciebie istotne. Zadaj sobie pytania: Czy umożliwia planowanie tras z uwzględnieniem różnych środków transportu? Czy uwzględnia czasy przejazdów, opóźnienia i korki drogowe? Czy umożliwia wyznaczanie tras w oparciu o nasze założenia takie jak: koszty, szybkość i punktualność dostawy/odbioru, wybór właściwej trasy, restrykcje dla pojazdów ciężarowych, bądź inne istotne dla nas parametry? Istotnym, o ile nie najważniejszymi, są dwa pytania – Czy wykorzystywany przez firmę algorytm planistyczny jest jej własnością? oraz Czy posiada ona wiedzę i kompetencje do modyfikowania go pod nasze potrzeby?
Przy wyborze systemu nie można zapomnieć o interfejsie użytkownika i funkcjonalność programu.
Przed wdrożeniem warto wybrać dwa lub trzy systemy i porównać je spotykając się z przedstawicielami, bądź je testując. Będzie to wymagające i czasochłonne, ale przeznaczona energia zwróci się z nawiązką. System będzie wykorzystywany długoterminowo i przez wiele osób na różnych szczeblach.
Program do planowania tras powinien mieć kilka podstawowych funkcji, aby zapewnić użytkownikowi jak najlepsze doświadczenie związanym z planowaniem i organizacją transportu. Oto kilka z nich:
Do bardziej szczegółowych funkcji możemy zaliczyć:
Cena programu do planowania tras może się różnić w zależności od wielu czynników, takich jak ilość oferowanych funkcji, popularność programu czy konkurencja na rynku. Istnieją zarówno bezpłatne, jak i płatne programy do planowania tras.
Bezpłatne programy najczęściej oferują podstawowe funkcje, takie jak wyznaczanie tras z punktu A do punktu B, ale mogą nie mieć zaawansowanych funkcji, takich jak planowanie tras z uwzględnieniem różnych środków transportu czy opóźnień w ruchu drogowym.
Płatne programy zazwyczaj oferują więcej funkcji i są bardziej kompleksowe. Ich ceny mogą się różnić, od kilku do kilkudziesięciu euro lub więcej, w zależności od ilości oferowanych funkcji i jakości programu. Nieodzownym może okazać się natychmiastowa analiza kosztów na poziomie dostaw lub zamówień klienta. Takie rozwiązania są już możliwe w oprogramowaniu do optymalizacji tras.
Systemy do planowania tras powinny rozwiązywać problemy nie tylko właścicieli firm, ale przede wszystkim managerów, dyspozytorów i kierowców. Warto aby kierowcy mieli dostęp do listy zadań, nawigacji i raportów dotyczących czasu jazdy, pracy i terminowości. Nie trzeba wspominać, że cały interfejs powinien być dostępny z poziomu telefonu komórkowego.
Dla niektórych flot, posiadającej od paru po nawet parędziesiąt pojazdów, ale posiadających prostszy proces planistyczny (kilka punktów rozładunku/załadunku) może wystarczyć podstawowy program do planowania tras.
W przypadku flot od paru po paręset pojazdów, ale posiadającej skomplikowany proces planistyczny (paręnaście do parudziesięciu załadunków i rozładunków na trasie, parę tras w ciągu dnia etc.) warto rozważyć zaawansowany program do planowania tras, który oferuje funkcje takie jak optymalizacja tras, planowanie tras z uwzględnieniem różnych środków transportu, prognozowanie przepływu ruchu drogowego, a nawet śledzenie floty w czasie rzeczywistym. Wybór odpowiedniego programu do planowania tras dla dużej floty może pomóc w wydajności i oszczędności czasu, co w konsekwencji przekłada się na lepsze wyniki biznesowe.
Lista zamówień to bardzo istotny element programu. Warto zadbać abyśmy w jednym miejscu mieli możliwość ustawienia poszczególnych kolumn, nazw z danymi potrzebnymi do załadunku i rozładunku.
Przy okazji powinniśmy móc wygenerować odpowiednie dokumenty przewozowe i mieć możliwość przesłania ich w prosty sposób. W budowaniu trasy warto wziąć pod uwagę szczegółowe parametry ładowności takie jak ciężar ładunku, wymiary, objętość, liczbę. Dobre systemu do planowania tras podpowiedzą jaką mamy dostępną powierzchnię załadunkową.
